Gemi Kumanyacıları İçin Yeni Müşteri Bulma Rehberi

Gemi kumanyacısı yeni müşteriyi, limana yaklaşan gemiyi erken fark edip geminin yönetim şirketindeki satın alma ekibine gemi yanaşmadan önce kısa ve gemiye özel bir teklif göndererek kazanır. Bu rehberde Türkiye’deki gemi kumanyacıları için zamanlamayı, karar vericiyi bulmayı, ilk e-postanın içeriğini, takibi ve sık yapılan hataları adım adım ele alıyoruz.

Neden gemi yanaşmadan önce ulaşmalısınız?

Birçok yönetim şirketinde süreç benzer şekilde işler: gemi ihtiyaç listesini (requisition) hazırlayıp ofise gönderir, satın alma ekibi limandaki tedarikçilerden teklif toplar ve sipariş çoğu zaman gemi limana varmadan verilir. Gemi rıhtıma yanaştığında tedarikçi büyük olasılıkla seçilmiştir. Bu yüzden ilk temasın zamanı, teklifin kendisi kadar önemlidir.

Demir sahasında yanaşma sırası bekleyen gemiler ayrı bir fırsattır. Bekleme uzadıkça taze kumanya ya da acil malzeme ihtiyacı doğabilir ve gemi zaten limanınızın yanı başındadır.

Limanın çevresinde izlediğiniz alan, yani yarıçap (range) da belirleyicidir. Alan ne kadar genişse, ilk temas ile varış arasında o kadar çok zamanınız olur. Örneğin 12 knot hızla seyreden bir gemi 20 deniz milini yaklaşık 1 saat 40 dakikada alır.

Karar verici kim: kaptan mı, yönetim şirketi mi?

Kaptan ve gemideki ekip ihtiyacı belirler, ancak tedarikçiyi çoğu zaman geminin yönetim şirketi seçer. Equasis gibi uluslararası gemi kayıtları bir gemi için üç temel şirket rolü gösterir:

Şirket içinde kumanya ve malzeme için doğru masa genellikle satın alma (purchasing, procurement veya supply) ekibidir. Bu adres yoksa genel adres (info@) ikinci seçenektir. Aynı şirketin bütün adreslerine aynı anda yazmak ise toplu gönderim izlenimi verir.

Yönetim şirketini elle bulmak

1. Geminin IMO numarasını bir gemi takip uygulamasından alın. IMO numarası, gemiye ömür boyu verilen yedi haneli kalıcı bir kimlik numarasıdır.
2. Equasis üzerinde ücretsiz bir hesap açın ve IMO numarasıyla arama yapın.
3. “Management detail” tablosunda şirket rollerini, adlarını ve adreslerini inceleyin.
4. Equasis e-posta adresi vermez. Adresi şirketin resmi web sitesindeki iletişim sayfasından bulun ve alan adının e-posta kabul ettiğini kontrol edin.

Her adımın ayrıntısını Equasis rehberimizde anlattık.

İlk e-postada neler olmalı?

Satın alma ekipleri her gün çok sayıda teklif alır. Sizi öne çıkaran, gemiye özel ve kolay karşılaştırılabilir bilgidir:

• Gemi ve liman: Gemi adını ve limanı ilk cümlede yazın. Bu, e-postanın toplu gönderilmediğini gösterir.
• Hizmet verdiğiniz limanlar: Hangi liman ve demir sahalarına teslimat yaptığınızı açıkça belirtin.
• Teslimat süresi: Siparişten teslimata ne kadar süre gerektiğini, rıhtımda ve demirde teslim edip edemediğinizi yazın.
• Katalog kodları: Birçok satın alma ekibi ürünleri katalog koduyla tanımlar. IMPA Marine Stores Guide ürünleri altı haneli kodlarla, ISSA Ship Stores Catalogue ise kendi numaralandırma sistemiyle tanımlar. Bu kodlarla teklif verebiliyorsanız belirtin.
• Sertifika ve üyelikler: Yalnızca gerçekten sahip olduklarınızı yazın. Doğrulanamayan bir iddia, ilk siparişten önce güveni zedeler.
• Tek bir sonraki adım: “İhtiyaç listenizi bu e-postaya yanıt olarak gönderin” gibi tek ve net bir çağrı yapın.

Hazır metin için tanıtım e-postası şablonlarımıza göz atabilirsiniz.

Hangi dilde yazmalısınız?

İngilizce, denizcilikte ortak iş dilidir ve her zaman güvenli bir seçimdir. Yine de yönetim şirketinin kendi dilinde yazılmış kısa bir metin, e-postanın gerçekten o şirket için hazırlandığını gösterir. Bunun için metni alıcının dilinde yazıp altına İngilizce bir kopya ekleyebilirsiniz. Çeviriyi kendiniz kontrol edemiyorsanız anlamın korunduğundan emin olmadan göndermeyin; yanlış çevrilmiş bir teknik terim, teklifin ciddiyetini zedeler.

Takip nasıl yapılmalı?

Cevap gelirse aynı gün dönmeye çalışın; satın alma ekibi çoğu zaman aynı ihtiyaç için birden fazla tedarikçiden teklif toplar.

Cevap gelmezse tek bir kısa hatırlatma yeterlidir. Hatırlatmayı aynı yazışmanın devamı olarak gönderin; alıcı ilk mesajınızı aramak zorunda kalmasın.

Zamanlamayı geminin limandaki süresine göre ayarlayın. Gemi ayrıldıktan sonra aynı teklifi tekrarlamak yerine, aynı şirketin başka bir gemisi limanınıza yöneldiğinde yeniden yazın. Bir gemiyle kurulan ilişki, aynı şirketin filosundaki diğer gemilere de kapı açar.

Listeden çıkmak isteyen alıcıya bir daha yazmayın. Türkiye’de 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, ret talebinden sonra ticari ileti gönderiminin en geç üç iş günü içinde durdurulmasını şart koşar.

Kaçınılması gereken hatalar

1. Genel toplu e-posta: Gemi adı geçmeyen, herkese aynı giden bir metin göndermek.
2. Büyük ekler: İlk e-postaya PDF katalog eklemek. Tanımadığı bir göndericinin ekini açmak alıcı için risklidir; bir bağlantı yeterlidir.
3. Yanlış adres: Kayıtlı malikin “c/o” adresine ya da şirketin bütün adreslerine aynı anda yazmak.
4. Kanıtsız iddialar: “En ucuz”, “en hızlı” gibi destekleyemeyeceğiniz ifadeler ve var olmayan referanslar kullanmak.
5. Ücretsiz e-posta adresi: Kurumsal alan adınızdan gönderilen e-posta hem güven verir hem de doğrulama kontrollerinden daha kolay geçer.
6. Her ziyarette yeni e-posta: Feribot, Ro-Ro ve konteyner besleme (feeder) gemileri gibi düzenli hat gemileri aynı limana sık uğrar; her ziyarette yazmak ilişkiyi yıpratır.

VesselCall bu süreci nasıl otomatikleştirir?

VesselCall Outreach yukarıdaki adımların çoğunu sizin yerinize yürütür:

• Seçtiğiniz limanlarda, her liman için belirlediğiniz range içine giren ticari gemileri (kargo, tanker, yolcu) AIS verisiyle tespit eder.
• IMO numarasıyla gemi kayıtlarındaki şirket rollerine bakar: önce Ship manager / Commercial manager, bu kayıt yoksa ISM yöneticisi, o da yoksa kayıtlı malik seçilir.
• Şirketin iş e-posta adresini resmi web sitesinden bulur, alan adını MX kaydıyla doğrular ve bir şirket bilgi bankasına kaydeder; aynı şirket ikinci kez aranmaz.
• Türkçe yazdığınız tanıtım e-postasını alıcının diline çevirir, isterseniz altına İngilizce bir kopya ekler.
• E-postayı sizin alan adınızdan gönderir; cevaplar doğrudan sizin gelen kutunuza düşer.
• Aynı gemiye 7 gün içinde ikinci e-posta göndermez; bir gemiye 90 günde en fazla 3, aynı şirkete 3 günde en fazla 1 e-posta gider.

Data paketi ise limanınıza en sık gelen yönetim şirketlerini ve gemilerin Türkiye liman ziyareti geçmişini gösterir. Gemi kumanyacılarına özel kullanım örnekleri için sektör sayfamıza bakabilirsiniz.