E-posta Alıcıları için Bilgilendirme

Bu e-postayı, Türkiye'de denizcilik hizmeti veren bir firma size ulaşmak istediği için aldınız. Firmanız, gönderen firmanın hizmet verdiği bir limana yaklaşan bir geminin sorumlusu olarak kamuya açık gemi kayıtlarında yer alıyor. E-posta VesselCall aracılığıyla, o firmanın adıyla gönderildi. VesselCall üzerinden gelecek tüm e-postaları dilediğiniz zaman tek tıkla durdurabilirsiniz.

1. Bu e-postayı neden aldım?

VesselCall'un müşterileri, Türkiye'deki denizcilik hizmet firmalarıdır (ör. gemi kumanyacıları, gemi acenteleri, teknik servis firmaları).
Sistemimiz, müşterinin seçtiği Türk limanlarına yaklaşan ticari gemileri AIS konum verisiyle tespit eder.
Geminin IMO numarasıyla, kamuya açık gemi kayıtlarında (ör. Equasis) geminin yöneticisi (ship manager), ticari yöneticisi, ISM yöneticisi veya kayıtlı maliki olarak görünen firmayı belirler.
Bu firmanın kendi web sitesinde veya diğer kamuya açık sayfalarda yayımladığı iş e-posta adresine, müşterimizin hizmetlerini tanıtan bir e-posta gönderilir.

E-posta, müşterimizin adına ve onun alan adından gönderilir; cevaplarınız doğrudan ona ulaşır. Bu nedenle e-postanın gövdesinde VesselCall markası yer almaz; alt kısımdaki abonelikten çıkma ve gizlilik bildirimi bağlantıları bize aittir. Gönderen firmanın adı ve iletişim bilgileri e-postanın alt kısmındadır; Türkiye'deki göndericiler için ticaret unvanı ve MERSİS numarası da burada yer alır.

E-postaları seyrek ve ilgili tutmak için varsayılan sınırlar uygularız: aynı gönderen, aynı gemi için 7 gün içinde ikinci bir e-posta göndermez ve 90 günde en fazla 3 e-posta gönderir; aynı firmaya 3 günde en fazla 1 e-posta gönderir. Yaptırım listelerinde (ör. ABD OFAC, Birleşik Krallık ve AB listeleri) yer alan gemiler ve firmalar için e-posta gönderilmez.

2. İtiraz hakkınız ve e-postaları durdurma

Verilerinizin doğrudan pazarlama amacıyla, yani size tanıtım e-postası gönderilmesi için kullanılmasına her zaman, gerekçe göstermeden ve ücretsiz olarak itiraz edebilirsiniz. İtiraz ettiğinizde verilerinizi bu amaçla işlemeyi bırakırız.

Bunun için:

E-postanın altındaki abonelikten çıkma bağlantısını açın ve açılan sayfada tek tıkla onaylayın. Birçok e-posta programı gönderen adının yanında bir "Abonelikten çık" seçeneği de gösterir; o da aynı şekilde çalışır.
Veya info@vesselcall.com adresine yazın.

Sonrasında:

Talebiniz anında işlenir ve adresinize sıraya alınmış e-postalar iptal edilir. Türk mevzuatına göre ret talebinin uygulanması için azami süre, talebin ulaşmasından itibaren 3 iş günüdür.
Adresinizin tek yönlü bir özeti (hash) global ret listemize eklenir. Hash, adresinizden türetilen ve yalnızca onu tanımak için kullanılan sabit bir koddur. Böylece adresiniz ileride kamuya açık bir kaynakta yeniden bulunsa bile, VesselCall üzerinden hiçbir müşterimiz adına size yeniden e-posta gönderilmez.
Firmanızın tüm alan adı için çıkış istiyorsanız info@vesselcall.com adresine yazmanız yeterlidir.

Neden ayrıca onay istiyoruz? Bazı kurumsal güvenlik sistemleri e-postalardaki bağlantıları otomatik olarak açar. Onay düğmesi, bu otomatik taramaların sizi yanlışlıkla listeden çıkarmasını önler.

Meşru menfaate dayanan diğer işlemelere de özel durumunuzdan kaynaklanan sebeplerle info@vesselcall.com adresine yazarak itiraz edebilirsiniz.

3. Verilerinizden kim sorumlu?

İş iletişim veritabanı (firmaların ve iş e-posta adreslerinin bulunması, doğrulanması, ret listeleri): veri sorumlusu VesselCall ("VesselCall"), adres: Türkiye, e-posta: info@vesselcall.com.
E-postanın gönderilmesi: E-postanın göndereni müşterimizdir. İçerikten ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamındaki gönderen yükümlülüklerinden müşterimiz sorumludur. VesselCall bu gönderimi müşteri adına, veri işleyen ve aracı hizmet sağlayıcı olarak yapar.
Cevaplarınız: E-postaya verdiğiniz cevaplar doğrudan gönderen firmanın posta kutusuna gider; gönderen firma bu cevapları kendi sorumluluğunda işler.

4. Veriler nereden geliyor?

Kamuya açık gemi kayıtları (ör. Equasis): gemi kimliği (IMO numarası, ad, tip, bayrak), firma adı, IMO firma numarası, adres ve firmanın gemideki rolü.
Firmanın resmi web sitesi ve diğer kamuya açık web sayfaları: iş e-posta adresleri. Bu sayfaları arama motorları ve yapay zekâ destekli araştırma ile buluruz. Yapay zekâ destekli araştırmada bulunan bir adresi, kaynak sayfada gerçekten yer aldığını doğrulamadan otomatik olarak kullanmayız.
AIS konum verisi: yalnızca geminin konumunu ve limana yaklaşmasını tespit etmek için. Bu veri gemiye ilişkindir, size değil.
Müşterilerimizin önerdiği düzeltmeler: kullanmadan önce kontrol ederiz.
Gönderim geri bildirimleri: kalıcı olarak geri dönen (bounce) adresleri geçersiz olarak işaretler ve kullanmayı bırakırız.

Her adres için bulunduğu sayfanın adresini (URL) ve tarihini saklarız. Bu bilgiyi bizden isteyebilirsiniz.

5. Hangi verileri tutuyoruz?

Firma bilgileri: unvan, IMO firma numarası, adres, ülke, web sitesi.
Gemi bilgileri: ilgili gemiler ve firmanızın bu gemilerdeki rolü.
İş iletişim bilgileri: başta e-posta adresi; varsa departman bilgisi (ör. operasyon, satın alma).
Kaynak bilgisi: adresin bulunduğu sayfa ve tarih.
Doğrulama bilgisi: adresin alan adının e-posta kabul edip etmediğine ilişkin kontrol (MX kaydı) ve geri dönme kayıtları.
Gönderim kayıtları: tarih, gönderen müşteri, ilgili gemi ve liman, gönderilen e-postanın içeriği ve teslim durumu.
Ret ve itiraz kayıtları; önceden rıza gerektiren ülkelerde rıza kayıtları.
Bizimle yazışmalarınız.

Genel adresler (ör. info@ veya ops@) çoğu zaman kişisel veri sayılmaz. Adres bir kişinin adını içeriyorsa kişisel veridir. Bu metin her iki durumda da geçerlidir.

VesselCall üzerinden gönderilen e-postalarda şu anda takip pikseli kullanılmaz; açılma veya tıklama takibi yapılmaz.

6. Verileri hangi amaçlarla ve hangi hukuki dayanakla işliyoruz?

Amaçlarımız:

Müşterilerimiz adına, Türk limanlarına gelen gemilerle ilgili denizcilik hizmetlerini tanıtan e-postalar göndermek,
Doğru ve güncel bir iş iletişim veritabanı tutmak ve yanlış alıcıya e-posta gitmesini önlemek,
Ret ve itiraz taleplerini uygulamak,
Gemileri ve firmaları yaptırım listelerine karşı kontrol etmek,
Yasal kayıt saklama yükümlülüklerini yerine getirmek ve hukuki taleplerde haklarımızı korumak,
Kötüye kullanımı önlemek ve gönderim altyapısının güvenliğini sağlamak.

6.1 Türkiye'deki alıcılar

6563 sayılı Kanun: Esnaf ve tacirlere ticari elektronik ileti göndermek için önceden onay alınması gerekmez (Kanun md. 6/2; Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik md. 6/3). Ret hakkınızı kullandığınızda size onayınız olmadan yeniden ileti gönderilemez.
KVKK: Dayanağımız, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaattir (6698 sayılı KVKK md. 5/2-f): müşterilerimizin ve bizim, Türkiye'ye gelen gemilerden sorumlu firmalara ilgili hizmetleri tanıtma ve doğru bir iş iletişim veritabanı tutma menfaati. Adres sizin tarafınızdan iş iletişimi amacıyla yayımlanmışsa, verinin ilgili kişi tarafından alenileştirilmiş olması (md. 5/2-d) da dayanaktır; bu durumda veriyi yalnızca yayımlanma amacına uygun olarak, iş iletişimi için kullanırız. Kayıt saklama için hukuki yükümlülüğe (md. 5/2-ç), hukuki talepler için bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunmasına (md. 5/2-e) dayanırız.

Bu metin, KVKK md. 10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğümüz için hazırlanmıştır. Verilerinizi doğrudan sizden almadığımız için bu bilgilendirmeye her e-postadaki bağlantıyla, ilk iletişimde ulaşmanızı sağlarız.

6.2 Avrupa Birliği'ndeki ve diğer ülkelerdeki alıcılar

Meşru menfaat (GDPR md. 6/1-f): GDPR'ın uygulandığı hallerde dayanağımız meşru menfaattir. GDPR'ın 47. gerekçesi, doğrudan pazarlama amacıyla yapılan işlemenin meşru menfaat kapsamında değerlendirilebileceğini belirtir. Bu menfaati sizin haklarınızla şu güvencelerle dengeleriz: yalnızca iş iletişimi için yayımlanmış adresler, alıcının iş rolüyle ilgili içerik, sıklık sınırları, her e-postada tek tıkla çıkış, global ret listesi ve takip yapılmaması.
Rıza (GDPR md. 6/1-a): Alıcının ülkesindeki kurallar iş e-postaları için önceden rıza gerektiriyorsa (ör. Almanya ve Yunanistan), yalnızca geçerli bir rıza kaydı varsa e-posta gönderilir. Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; bu, geri almadan önceki işlemelerin hukuka uygunluğunu etkilemez.
Yaptırımlar nedeniyle bazı ülkelere hiç e-posta gönderilmez.

7. Verileri kimler görebilir?

E-postayı gönderen müşterimiz: iş e-posta adresinizi, e-postanın hangi gemi ve liman için gönderildiğini, teslim durumunu ve abonelikten çıkıp çıkmadığınızı kendi kayıtlarında görür.
Hizmet sağlayıcılarımız: barındırma hizmeti sağlayıcısı (veri merkezi AB'de, Finlandiya'da) ve firma iletişim bilgilerini araştırmak için kullandığımız yapay zekâ hizmet sağlayıcıları. Bu araştırmada firma adı, IMO firma numarası, adres ve ülke gibi firma bilgileri kullanılır. Çeviri için yalnızca şablon metni gönderilir; sizin verileriniz gönderilmez.
Yetkili kurumlar: mevzuat gereği talep edildiğinde.

İş iletişim veritabanımızı satmayız, kiralamayız ve müşterilerimize toplu olarak vermeyiz.

8. Veriler yurt dışına aktarılıyor mu?

VesselCall Türkiye'dedir; sunucularımız AB'de, Finlandiya'dadır. Yapay zekâ hizmet sağlayıcıları Türkiye ve AB dışında, örneğin ABD'de bulunabilir. Bu aktarımlarda KVKK md. 9 kapsamında standart sözleşme mekanizmasını, GDPR'ın uygulandığı hallerde GDPR Bölüm V'teki uygun güvenceleri (ör. standart sözleşme hükümleri) kullanırız. Güvencelerin bir kopyasını info@vesselcall.com adresinden isteyebilirsiniz.

9. Verileri ne kadar süre saklıyoruz?

İş iletişim bilgileri: güncel olduğu ve hizmet için gerektiği sürece. Bilgileri düzenli olarak yeniden kontrol eder, geri dönen adresleri kullanmayı bırakır ve talebiniz üzerine sileriz.
Gönderim kayıtları, içerik arşivi ve ret kayıtları: en az 3 yıl (Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik md. 13/2).
Rıza kayıtları: rızanın geçerliliği sona erdikten sonra 3 yıl.
Global ret listesindeki özet (hash): belirli bir bitiş tarihi yoktur, çünkü bu kayıt silinirse adresinize yeniden e-posta gönderilebilir.

Silme talebinizde iletişim kaydınızı siler, adresinizin özetini ret listesinde tutarız. Kanunen saklamamız gereken kayıtlar (ör. daha önce gönderilmiş e-postaların kaydı) bu süre dolana kadar saklanır ve başka bir amaçla kullanılmaz.

10. Haklarınız ve nasıl kullanırsınız?

KVKK md. 11: verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik analiz sonucu aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme.
GDPR (uygulandığı hallerde): erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, itiraz, uygun hallerde veri taşınabilirliği ve rızayı geri alma.

Taleplerinizi info@vesselcall.com adresine iletebilirsiniz. En geç 30 gün içinde, ücretsiz olarak ve yazılı veya elektronik ortamda yanıt veririz. Adresin size ait olduğunu doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz. KVKK kapsamındaki resmi başvurunun usulü KVKK Aydınlatma Metni sayfasında açıklanmıştır.

Ayrıca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (KVKK md. 14) veya AB'de yaşadığınız ya da çalıştığınız ülkenin denetim makamına şikâyette bulunabilirsiniz. Denetim makamlarının listesi Avrupa Veri Koruma Kurulu sitesindedir.

11. Hakkınızda otomatik karar alıyor muyuz?

Sistemimiz, gemi, liman ve gemi kaydı bilgilerine ve bu sayfada anlatılan kurallara göre hangi firmaya e-posta gönderileceğini otomatik olarak belirler. Bu seçim hakkınızda hukuki sonuç doğurmaz ve sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkilemez; kişiler hakkında profil oluşturulmaz.

12. Bize nasıl ulaşırsınız?

VesselCall, Türkiye, info@vesselcall.com. Gizlilik uygulamalarımızın tamamı için Gizlilik Politikası sayfasına bakabilirsiniz.

Bu metin bilgilendirme amaçlıdır; hizmetlerimizdeki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir.